System Zarządzania Zgodnością Messer

Wstęp
System Zarządzania Zgodnością Messer (Messer Compliance Management System, zwany dalej: „Messer CMS”) to nasza koncepcja organizacyjna, która opisuje system wartości Messer, sposoby jego wdrożenia, a także definiuje określone, powiązane z nim obowiązki. Celem przedmiotowej koncepcji organizacyjnej jest zapobieganie wystąpieniu naruszeń Kodeksu Messer. Zgodnie z tym rozumieniem, określa ona obowiązujące ramy postępowania w razie konfliktu interesów, a także definiuje działania, mające zapewnić zgodność z obowiązującym prawem, przepisami regulacyjnymi oraz zewnętrznymi/wewnętrznymi zasadami operacyjnymi - we wszystkich obszarach biznesowych Messer. Messer CMS wyrażony jest jako klarowne zobowiązanie Zarządu, dyrektorów zarządzających i kierownictwa, a także służy jako instrument budowania zaufania naszych klientów, partnerów, pracowników, jak również konkurentów, opinii publicznej i mediów.

Kodeks Messer
Zarząd Messer SE & Co. KGaA podsumował założenia koncepcji organizacyjnej w formie zbioru zasad (zwany jako: „Kodeks Messer”). Kodeks Messer jest wyrazem aktywnego nadzoru korporacyjnego i ma służyć wszystkim pracownikom jako wskazówka w ich codziennej pracy, zgodnie z misją Messer. Dyrektorzy zarządzający – przy pomocy odpowiednich środków – muszą zagwarantować wszystkim pracownikom swobodny dostęp do Kodeksu Messer oraz poinformować ich, gdzie i w jaki sposób mogą zapoznać się z Kodeksem Messer.

Kodeks Postępowania stanowi kluczowy dokument w ramach Messer CMS. Jego uzupełnieniem są Wytyczne Grupy Messer oraz inne wytyczne, instrukcje i regulacje wewnętrzne obowiązujące w całej Grupie lub lokalnie. Kodeks Messer uwzględnia rezultaty regularnej analizy ryzyka, której celem jest ustalenie konkretnego ryzyka, na jakie generalnie narażona jest spółka.

Kompetencje zawodowe i przedsiębiorczość naszych pracowników to najważniejsze zasoby umożliwiające realizację naszych celów korporacyjnych. Doceniamy zaangażowanie i pasję, z jaką pracownicy przyczyniają się do sukcesu spółki. Podczas realizacji swoich działań pracownicy muszą przestrzegać obowiązujących przepisów prawa i zasad Kodeksu Postępowania.

Zachowania zgodności z obowiązującym prawem i zasadami Kodeksu Postępowania oczekujemy również od naszych kontrahentów, klientów i innych stron, z którymi Messer współpracuje.

Specjaliści ds. Zgodności
Zarząd Messer SE & Co. KGaA ponosi odpowiedzialność za monitorowanie Systemu Zarządzania Zgodnością Messer. Ta koncepcja organizacyjna obowiązuje wszystkich dyrektorów zarządzających, menedżerów i pracowników Messer.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dyrektorzy zarządzający są odpowiedzialni za wdrożenie tej koncepcji organizacyjnej w danej spółce lokalnej oraz za zapewnienie zgodności. Dyrektorzy zarządzający i organy nadzorcze korzystają ze wsparcia Dyrektora ds. Zgodności (Chief Compliance Officer, „CCO”) wyznaczonego w tym celu przez Zarząd Messer SE & Co. KGaA. Poza nim, w lokalnej spółce działają lokalni Specjaliści ds. Zgodności (Local Compliance Officer, „LCO”), którzy są wyznaczani przez menedżerów regionalnych, w porozumieniu z właściwymi lokalnymi dyrektorami zarządzającymi. Grupę specjalistów ds. zgodności uzupełniają szefowie działów w siedzibie korporacyjnej, którzy są odpowiedzialni za poszczególne działy jako tzw. specjaliści ds. zgodności w dziale/obszarze („BCO”). Zadania, prawa i obowiązki specjalistów ds. zgodności zostały określone przez Zarząd Messer SE & Co. KGaA w odrębnych wytycznych dla specjalistów ds. zgodności.

Dyrektorzy zarządzający, menedżerowie, CCO, LCO i BCO mają być wzorem do naśladowania. Oczekuje się, że będą oni wykazywać wysokie kompetencje społeczne i etyczne. Dyrektorzy zarządzający i menedżerowie muszą ukierunkować swoje działania na odpowiednią organizację, przywództwo, komunikację, selektywność, nadzór i kierowanie. Poza tym, są oni zobowiązani do ochrony klientów, pracowników i środowiska. W tym kontekście, ich wyraźne zaangażowanie na rzecz prowadzenia działalności zgodnej z prawem jest tak samo istotne, jak zapobieganie nielegalnym praktykom i stosowanie sankcji.

Analiza ryzyka
Potencjalne słabe punkty w ramach Messer określono poprzez szczegółową analizę ryzyka obejmującą wszystkie regionalne spółki zależne i działy korporacyjne.

Program szkoleń
Poza szkoleniami stacjonarnymi możliwa jest organizacja webinariów i e-szkoleń dotyczących wybranych tematów związanych z Kodeksem Messer. Działy korporacyjne oraz lokalne organy zarządcze i działy określają co do zasady treść szkolenia i wyznaczają pracowników, którzy mają być przeszkoleni. Struktura i sposób realizacji szkoleń są w razie potrzeby dostosowywane przy wsparciu usługodawców zewnętrznych, a szkolenia są odpowiednio dokumentowane. Zarząd Grupy Messer może zdefiniować szkolenia obowiązkowe i określić ich treść, jak również wskazać grupę pracowników podlegających szkoleniu.

Sprawozdawczość i audyt
Zgodnie z Wytycznymi Grupy, umowami spółek, regulaminami organów spółek (lokalnych), zasadami dotyczącymi podpisywania dokumentów, które są zgodne z zasadą „dwóch par oczu”, oraz indywidualnymi wymaganiami działów centralnych, szereg kwestii podlega zatwierdzeniu i wymaga spełnienia określonych obowiązków w zakresie raportowania.

Pozostałe kwestie omawiane są i uzgadniane, a doświadczenia i informacje wymieniane są i przedstawiane podczas regularnych spotkań na szczeblu lokalnym lub regionalnym albo podczas spotkań działowych.

Podstawowe procesy w Messer zostały odpowiednio zdefiniowane, a w wielu przypadkach są potwierdzone certyfikatami (np. ISO, GMP).

W celu zachowania zgodności z Kodeksem Messer należy korzystać z istniejących struktur organizacyjnych. Poszczególne działy, osoby odpowiedzialne na szczeblu regionalnym oraz organy zarządcze ponoszą bezpośrednią odpowiedzialność, co zapewnia odpowiedzialność osobistą za wdrożenie Kodeksu Messer, jak również zachowanie zgodności w danym obszarze odpowiedzialności.

Dział Audytu Wewnętrznego (Internal Audit) wspierany przez Korporacyjny Dział Prawny (Corporate Legal) i Korporacyjny Dział Zgodności (Corporate Compliance) przeprowadza regularne kilkudniowe audyty we wszystkich spółkach lokalnych. W ten sposób dokonuje się dokładniejszej kontroli dokumentacji (np. umowy spółki, zasad prowadzenia działalności gospodarczej, zasad dotyczących podpisywania dokumentów, realizowanych szkoleń, przestrzegania obowiązków sprawozdawczych itp.) istotnych w kontekście przestrzegania Kodeksu Messer. Poza tym, szczegółowe audyty przeprowadzają także poszczególne działy (np. SHEQ, Medyczny, IT). Uwagi i propozycje zmian ujmowane są w raporcie, który przekazywany jest Zarządowi Messer SE & Co. KGaA. Wdrożenie proponowanych zmian podlega weryfikacji w ramach kolejnych audytów.

Sprawy sądowe będące w toku oraz potencjalne sprawy sądowe o określonej wartości/powiązane z określonym ryzykiem podlegają weryfikacji co trzy miesiące. W ramach tej weryfikacji sprawdza się szczegółowo okoliczności faktyczne sprawy, wartość przedmiotu sporu, status sprawy, ryzyko procesowe oraz – odpowiednio – utworzone lub wymagane rezerwy.

Dyrektorzy zarządzający/LCO i BCO są zobowiązani do zawiadomienia CCO o każdym przypadku podejrzenia poważnego naruszenia Kodeksu Messer. Wszystkie istotne procesy w kontekście Kodeksu Messer zaistniałe w danym roku w określonej regionalnej spółce zależnej lub dziale wymagają zgłoszenia CCO w ramach rocznego raportu na temat zgodności, który musi zostać złożony najpóźniej 31 stycznia następnego roku.

CCO regularnie (raz w roku), a w indywidualnych przypadkach na żądanie i bezzwłocznie, informuje Zarząd Messer SE & Co. KGaA o wszelkich zgłoszonych poważnych naruszeniach Kodeksu Messer.

Wszystkie lokalne spółki zależne i działy centralne co roku zgłaszają Wiceprezesowi ds. Controllingu Korporacyjnego istotne fakty w kontekście raportu na temat ryzyka. Raport ten jest omawiany przez Zarząd Messer SE & Co. KGaA, który w razie potrzeby podejmuje dalsze decyzje dotyczące wymaganych działań. Raport przekazywany jest także w celach informacyjnych Radzie Nadzorczej Messer, w razie potrzeby wraz ze szczegółowymi wyjaśnieniami.

Raz w roku Messer podsumowuje wszystkie działania w sprawozdaniu na temat zrównoważonego rozwoju i uzyskuje jego poświadczenie w ramach Global Reporting Initiative (GRI).

Zgłaszanie naruszeń zgodności i stwierdzonych podejrzeń 
Dyrektorzy zarządzający i kadra kierownicza muszą zapewnić pracownikom możliwość zgłaszania naruszeń obowiązującego prawa lub Kodeksu Messer (dalej jako: „naruszenia zgodności”), jak również uzasadnionych podejrzeń naruszenia, tak, aby możliwe było natychmiastowe podjęcie środków zaradczych.

Wytyczne dotyczące zgłaszania naruszeń i postępowania w przypadku zgłoszenia naruszeń w Messer opisują sposób zgłaszania naruszeń zasad lub niewłaściwych zachowań, a także sposób postępowania z takimi zgłoszeniami.

Platforma do zgłaszania naruszeń: www.messer.ethicspoint.com oraz infolinia (numer telefonu dla danego kraju wskazany jest na właściwej stronie internetowej) umożliwiają przekazywanie odpowiednich informacji.

W ramach sprawozdawczości należy sporządzić raport przedstawiający działania podjęte w odpowiedzi na stwierdzone naruszenia zgodności. Raport ten powinien zawierać opis sposobu wyjaśnienia incydentu, określenie konsekwencji stwierdzonego niewłaściwego zachowania oraz decyzję w sprawie dalszych działań.

Dyrektorzy zarządzający – przy pomocy odpowiednich środków – muszą zapewnić, aby wszyscy pracownicy zostali poinformowani o sposobie zgłaszania naruszeń Kodeksu Messer i osobach, którym należy zgłaszać takie naruszenia, w tym zapewnić opublikowanie informacji o infolinii i adresie e-mail służącym do celów zgodności.

Bad Soden, 01 stycznia 2023 r.
Messer SE & Co. KGaA 

Bernd Eulitz, Chief Executive Officer*
Helmut Kaschenz, Chief Financial Officer*
Virginia Esly, Chief Operating Officer Europe*
*Zarząd Messer Management SE jako Komplementariusz i zarząd KGaA

DR CHRISTOF SPENRATH
Starszy Wiceprezes ds. Prawnych i Dyrektor ds. Zgodności
+49 6196 7760-131
+49 6196 7760-517

GRZEGORZ LATOCHA   
Kierownik Działu Prawnego oraz lokalny Compliance Officer
grzegorz.latocha@messergroup.com
+48 32 77 26 280

Kodeks Messer
Podstawą Messer CMS jest Kodeks Messer, który stanowi zbiór zasad mający na celu wspieranie pracowników w ich codziennej pracy. Kodeks Messer obejmuje następujące dokumenty:

• Kodeks Postępowania / Code of Conduct (dokument PDF)
  Jest to dokument zawierający zharmonizowane, obowiązujące w skali globalnej wytyczne korporacyjne Grupy Messer, oparty na dziesięciu zasadach ONZ Global Compact dotyczących praw człowieka, standardów pracy, ochrony środowiska i przeciwdziałania korupcji.
• Wytyczne Grupy Messer / Messer Group Guidelines (dokument PDF)
  Wytyczne Grupy jako całość [Messer Group Guidelines] stanowią ramy regulacyjne dla zasad postępowania (Ładu Korporacyjnego), uwzględniające struktury i procesy Grupy Messer.
• Wytyczne dla Specjalistów ds. Zgodności / Compliance Officer Guideline (dokument PDF)
  Wytyczne dla Specjalistów ds. Zgodności (zwane dalej: „Wytyczne CO”) opisują stanowisko, obowiązki i uprawnienia Specjalisty ds. Zgodności w ramach Grupy Messer.
• Wytyczne dotyczące zgłaszania naruszeń i postępowania w przypadku zgłoszenia naruszeń w Messer / Guideline for reporting and handling rule violations at Messer (dokument PDF)
  Opisują sposób zgłaszania naruszeń zasad lub niewłaściwych zachowań, a także sposób postępowania z takimi zgłoszeniami.
• Polityki i wytyczne
  Polityki i wytyczne to dokumenty o charakterze wewnętrznym, wydane przez działy korporacyjne, które zawierają wszystkie zasady oraz wytyczne dotyczące realizacji i prowadzenia działań dla działów biznesowych Grupy Messer, jej procesów biznesowych, prawnie wiążące dla wszystkich spółek Messer i których - w rezultacie - muszą przestrzegać wszyscy pracownicy.

System zgłaszania naruszeń i infolinia

• Pracownicy regularnie spotykają się z decyzjami, których część dotyczy szarej strefy. W rezultacie pytanie, czy dane postępowanie jest prawidłowe i zgodne z Kodeksem Messer, ma często charakter emocjonalny i osobisty, co oznacza, że czasem trudno zachować jest niezbędną obiektywność. Poza tym przepisy prawa są często skomplikowane i mogą być interpretowane w różny sposób, co sprawia, że zgłaszanie i rozwiązywanie wszelkich wątpliwości nabiera jeszcze większego znaczenia.
• W razie pytań, uwag, informacji i innych wątpliwości dotyczących Messer CMS nasi pracownicy mogą skontaktować się z osobą wyznaczoną do kontaktu, przy zachowaniu zasady poufności. Wytyczne dotyczące zgłaszania naruszeń i postępowania w przypadku zgłoszenia naruszeń w Messer opisują sposób zgłaszania naruszeń zasad lub niewłaściwych zachowań, a także sposób postępowania z takimi zgłoszeniami.
• W rezultacie każdy pracownik może uzyskać informację czy jego postępowanie jest zgodne z Messer CMS (Test Uczciwości), a także kiedy, komu i w jaki sposób należy zgłaszać podejrzenia naruszenia. (Wytyczne CO)
• Jeżeli nasi klienci, dostawcy lub kontrahenci mają pytania lub uwagi dotyczące Messer CMS lub zauważyli konkretne oznaki naruszenia zgodności, mogą zgłosić daną kwestię Dyrektorowi ds. Zgodności:
• za pośrednictwem infolinii: +49 800 447 1000
  lub poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres compliance@messergroup.com

Zgodność – Test Uczciwości
Każdy powinien zadać sobie pytanie czy dane zachowanie:

• jest zgodne z prawem oraz wartościami i zasadami spółki;
• leży w najlepszym interesie spółki i nie wynika z własnych interesów sprzecznych z interesem spółki;
• jest poparte osobistym przekonaniem, że podjęto właściwą decyzję, która jest zgodna z własnym kompasem etycznym;
• może być z czystym sumieniem zgłoszone przełożonym, współpracownikom, członkom rodziny lub przyjaciołom. Jaka byłaby ich reakcja, gdyby dowiedzieli się o danym zachowaniu?
• zostałoby pozytywnie zweryfikowane przez osoby trzecie. W jaki sposób to działanie zostałoby przedstawione w telewizji, radiu, internecie lub w gazecie?
• chroni dobrą reputację Grupy Messer.

Jeżeli odpowiedź na każde z tych pytań brzmi „tak”, dane postępowanie jest prawdopodobnie możliwe do przyjęcia. W razie wszelkich wątpliwości dotyczących nawet jednego z tych pytań, najlepiej skontaktować się z bezpośrednim przełożonym, który postara się ocenić sytuację i rozwiązać problem.